Dalla collaborazione tra DOS Group e il Comune di Arbedo – Castione è nata una soluzione per coordinare e gestire i volontari al fine di aiutare gli anziani, le persone con malattie croniche e i contagiati da Covid-19 per tutte quelle attività e mansioni impossibili da svolgere in quel momento. L’unione delle competenze tecnologiche di DOS Group, in qualità di società esperta nello sviluppo di applicazioni, soprattutto nel settore delle emergenze – grazie a Momentum – e il know how di uno dei Comuni più all’avanguardia del Ticino, ha permesso di rendere operativa la soluzione per ottimizzare e velocizzare la gestione delle attività. 

Coordinare un team di volontari durante l’emergenza Covid-19: il caso di Arbedo-Castione

Arbedo – Castione è un comune svizzero del Canton Ticino, nel distretto di Bellinzona, che conta 5’129 abitanti. Con l’intensificarsi della pandemia, e il conseguente lockdown imposto durante il mese di marzo, il comune ha sentito la necessità di istituire per i propri cittadini più fragili un servizio gratuito di consegna a domicilio della spesa.

“La nostra esigenza era quella di rispondere in modo tempestivo ed affidabile alle richieste di quei cittadini che si sentivano un pò disorientati e in qualche caso impauriti durante l’emergenza covid-19”

Il servizio, svolto dai volontari domiciliati nel comune e da quelli residenti nei comuni limitrofi e dai dipendenti comunali, si basava su una serie di processi manuali, per lo più svolti telefonicamente.

La soluzione: Momentum come piattaforma per gestire i team di volontari

“Siamo affamati di tecnologia”  

Il processo manuale, costruito ad Hoc dal segretario comunale Giuseppe Allegri (nella foto) consisteva nel raggiungere telefonicamente le persone incaricate, per poi farle passare dalla cancelleria comunale per ritirare le liste con le attività da svolgere presso i negozi convenzionati.

“Sebbene questo processo risultasse lungo e non automatico, all’inizio dell’emergenza, siamo riusciti ad aiutare chi era più in difficoltà. Poi, grazie all’aiuto di DOS e alla nostra voglia di tecnologia che ci porta a interessarci a tutti quegli strumenti in grado di snellire i processi e automatizzarli, abbiamo deciso di adottare Momentum”.

Sfruttando le funzionalità già presenti in Momentum, ideato per ottimizzare la gestione dei team e l’automazione dei processi di rilascio delle comunicazioni, il comune ticinese è riuscito a gestire con più facilità le persone e i team di volontari presenti sul territorio. Infatti, con la sua interfaccia web, Momentum ha permesso ai responsabili del progetto di rilasciare più facilmente le attività, riducendo nettamente il numero di volontari (che precedentemente dovevano raggiungere fisicamente la cancelleria) e comunicando direttamente via app le liste della spesa. Di fatto, il volontario riceveva sul suo dispositivo mobile l’ordine di acquisto e l’indirizzo di consegna.

I vantaggi di un software di gestione delle comunicazioni: automazione, efficienza e rapidità

I principali vantaggi riscontrati dal responsabile del progetto del comune e della piattaforma di Momentum sono stati l’automazione del processo di invio delle liste delle attività da svolgere e un guadagno in termini di efficienza e rapidità da parte dei volontari. Infatti, se da un lato hanno potuto eliminare una parte del processo manuale di chiamata verso i volontari, dall’altro l’applicazione di Momentum ha permesso di ridurre il tempo di rilascio delle attività e il tempo dello svolgimento di questa, evitando cosi incomprensioni e perdite di tempo.

“Essendo stato il nostro Comune il solo ad avere utilizzato Momentum per gestire l’aspetto di volontariato durante l’impennata dei casi di Covid, ho avuto la sensazione che il potenziale di questo genere di software non sia stato pienamente compreso da altri Comuni.
Noi che l’abbiamo testato, stiamo addirittura considerando la possibilità di utilizzare Momentum per ottimizzare e migliorare la comunicazione interna anche per altri casi d’uso. Siamo convinti che il software di Momentum possa avere più utilizzi all’interno delle attività del nostro comune attraverso gli ampi margini di personalizzazione possibili.”

Altri due punti di forza sono stati messi in evidenza dal comune grazie ai quali è stato possibile portare al successo questo  progetto: il primo legato alla comprovata solidità e completezza del prodotto Momentum; il secondo riguardo il rapporto e l’assistenza di DOS Group SA.
Il comune ha ritenuto Momentum un prodotto davvero interessante e performante, che può essere adottato per un ampio spettro di esigenze diverse, in particolare per gestire l’eventuale seconda ondata di emergenza da Covid-19.

Per quel che riguarda il rapporto con il team DOS il dialogo è stato:

“assolutamente ottimo. Abbiamo avuto la possibilità di interloquire con Cecilia Donetti (Sales & Product Owner Momentum) o con il responsabile di Momentum (Raffaele Calabrese) in modo diretto e veloce, senza intermediari. Abbiamo avuto modo di discutere e implementare in tempi rapidi (causa pandemia) le nostre richieste e necessità, portando l’app in produzione in una sola settimana.”

A proposito di Momentum

Momentum nasce nel 2014 come sistema per la gestione delle emergenze, che poi si è evoluto in un vero e proprio eco-sistema. Esso si basa su un’architettura aperta che permette di pianificare una vincente strategia per una corretta gestione dell’emergenze, in modo da limitare le conseguenze di incidenti, preparare un gruppo o una comunità di persone con un’efficace informazione sul rischio e sulle misure di autoprotezione da adottare in emergenza, fino a gestire e rispondere a questa allertando i team di risposta adatti.

Sebbene ogni settore sia unico e ci siano grandi differenze tra pubblico e privato, Momentum è in grado di adattarsi a qualsiasi esigenza grazie alla sua struttura concepita a moduli ma customizzabile in base alle esigenze specifiche.
Partendo da questo presupposto, Momentum offre una gamma completa di soluzioni specifiche del settore pubblico per avvisi, gestione delle crisi, collaborazione mobile, messaggistica rapida, monitoraggio e gestione delle flotte aziendali, controllo della temperatura e degli accessi durante la pandemia Covid-19, soluzioni IoT e integrazioni con piattaforme terze.

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